Effizienz im technischen Service durch KI-gestützten Zugriff auf Dokumentationen gesteigert
Fehlender Zugriff auf relevante Informationen im Außendienst führt bei Servicetechnikern oft zu Verzögerungen und wirkt sich direkt auf Effizienz und Reaktionszeiten aus.
Im vorliegenden Fall haben wir untersucht, wie sich der Zugriff auf technische Dokumentationen so verbessern lässt, dass Serviceeinsätze schneller durchgeführt und interne Ressourcen entlastet werden.
Ausgangssituation
Ein national tätiges Maschinenbauunternehmen mit bundesweiter Serviceorganisation stand vor der Herausforderung, den Zugriff auf technische Dokumentationen für Servicetechniker im Außendienst effizienter zu gestalten.
Die bestehenden Strukturen führten zu erheblichen Einschränkungen im Arbeitsablauf:
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Systeme beim Kunden waren teilweise bis zu 30 Jahre alt
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Relevante Informationen waren nur schwer auffindbar
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Dokumentationen lagen zentral auf einem Server
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Der Innendienst musste regelmäßig passende Unterlagen heraussuchen
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Die Informationsbeschaffung war zeitaufwendig und verzögerte die Fehlerbehebung
Ziel des Projekts war es, den Zugriff auf vorhandene Informationen zu vereinfachen und die Effizienz im Serviceeinsatz nachhaltig zu verbessern.
Vorgehensweise
Zur Verbesserung der Informationsverfügbarkeit haben wir die bestehenden technischen Dokumentationen systematisch aufbereitet und strukturiert zugänglich gemacht.
Diese umfasste:
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Nutzung vorhandener digitaler Dokumentationen (PDF)
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Überführung älterer Unterlagen mittels OCR in maschinenlesbare Form
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Strukturierung und Vereinheitlichung der Inhalte
Auf dieser Grundlage wurde ein KI-gestützter Zugriff auf die Dokumentationen entwickelt und implementiert.
Ergebnis
Durch die Einführung eines KI-basierten Systems konnten die Servicetechniker direkt vor Ort auf relevante Informationen zugreifen.
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Installation eines KI-Agenten auf den Tablets der Servicetechniker
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Abfrage benötigter Informationen über konkrete Fragestellungen oder anhand von Fehlercodes
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Bereitstellung relevanter Inhalte in Sekundenschnelle
Dadurch wurde der Innendienst deutlich entlastet und die Effizienz im Serviceeinsatz signifikant gesteigert.
Einordnung
Die Analyse zeigt, dass der Zugriff auf bestehende Informationen häufig der entscheidende Faktor für effiziente Serviceprozesse ist.
Insbesondere wird deutlich, dass:
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zentral abgelegte Informationen ohne strukturierte Zugriffsmöglichkeiten ineffizient sind
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ältere Dokumentationen nur durch Aufbereitung nutzbar werden
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KI-basierte Systeme komplexe Informationsstrukturen zugänglich machen können
Empfehlungen
Für eine nachhaltige Verbesserung der Serviceprozesse wurden folgende Maßnahmen umgesetzt:
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Strukturierte Aufbereitung vorhandener Dokumentationen
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Einführung eines KI-gestützten Zugriffssystems
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Integration in bestehende Arbeitsabläufe im Außendienst
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begleitende Schulung der Mitarbeiter zur sicheren Nutzung des Systems
Ergebnis für den Sachverhalt
Die strukturierte Aufbereitung der vorhandenen Dokumentationen in Verbindung mit einem direkten Zugriff im Serviceeinsatz führte zu einer deutlichen Verbesserung der Informationsverfügbarkeit.
Der von Tedesio integrierte KI-Agent ermöglichte schnellere Serviceprozesse und eine nachhaltige Entlastung interner Ressourcen.
